viernes, 9 de enero de 2015

5 Claves para Gestionar tu Tiempo de forma Eficaz

La máxima productividad consiste en hacer que algo ocurra, con el menor esfuerzo posible y mejorar la productividad tiene mucho que ver con gestionar con más eficacia los obstáculos, las barreras y las distracciones que encontramos en nuestro camino. Basándonos en esto podemos asegurar que, cuando las personas saben que disponen de un método para enfrentarse a cualquier situación, se relajan. Y cuando están relajadas, todo les sale mejor, hacen más cosas, con menos esfuerzo y descubren toda clase de efectos secundarios maravillosos que mejoran los resultados de su esfuerzo y la calidad de su vida.

Si uno de tus propósitos para este año a nivel profesional es la de: Gestionar de forma efectiva mí tiempo, estas 5 fases te ayudarán a controlar todos tus asuntos y saber cómo priorizarlos:

1.    RECOPILAR: Se basa en recopilar todo lo que merece atención en bandejas de entrada, buzones de correo electrónico, blocs de notas, mensajes de voz, etc. para sacarlos de tu memoria a corto plazo. Después procesa y organiza el material para vaciarlos regularmente.

2.      PROCESAR: Toma decisiones sobre los ítems que has guardado, y si no da pie a ninguna posible acción, déjalo para un examen posterior, archívalo o tíralo. Si da pie a una acción, decide cuál será y hazla (si requiere menos de dos minutos) delégala (y ponla en lista de espera) o posponla (y ponla en una carpeta de acciones pendientes)

3.     ORGANIZAR: Agrupa tus inputs en categorías identificables y revisables, como por ejemplo: Proyectos, que te has comprometido a terminar. Calendario, acciones que deben ocurrir en un día o momento específico. Próximas acciones, para hacerse lo antes posible. En espera, que son proyectos y acciones que deben hacer otros, pero de los que eres responsable.
Añade una lista de objetivos y valores a más largo plazo que influyen en ti. Si es necesario añade otras listas de control que puedan resultar útiles según tus necesidades.
Mantén un sistema de archivo de referencia general para la información y los materiales que no van asociados a ninguna acción o para aplazar (listas: “algún día”, “tal vez” agendas, ideas inspiradoras)

4.    REVISAR: Revisa todas las listas a diario, otra semanal para purgar, actualizar y mantener tu sistema. Y revisa tu lista de metas, valores y visiones a más largo plazo tan a menudo como sea necesario para mantener tu lista de proyectos completa y actualizada.

5.    ACTUAR: Toma decisiones sobre tus acciones en base a lo que puedas hacer, al tiempo, a la energía de que dispones y tus prioridades. Mantener la flexibilidad con el sistema para realizar cambios y modificaciones. Asegúrate de tener unos objetivos claros a años vista: uno, tres, cinco y diez años. Crea una carpeta o lista con todas tus metas y revisa y revalúa tus compromisos en todos los niveles de tu vida y trabajo, para modificar el rumbo si fuera preciso hasta conseguir tus metas.

Cuando empieces a trabajar estas cinco fases básicas para una Gestión de tiempo eficaz, verás los cambios positivos que se producen en tu gestión de tiempo y productividad, a partir de ahí, decide si seguir mejorando o perdiendo el tiempo con cosas no importantes que obstaculizan tu trabajo.

Si has decidido que esto es sólo el principio y que quieres ser Una persona Eficaz con su tiempo, te ofrecemos nuestra ayuda (personalizada a los objetivos del cliente) para que lo consigas de forma más rápida y “eficaz”.


Artículo basado en el libro: “Sé más eficaz” (52 claves para mejorar tu productividad en la vida y en el trabajo) de David Allen

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