La máxima productividad consiste en hacer que algo ocurra,
con el menor esfuerzo posible y mejorar la productividad tiene mucho que ver
con gestionar con más eficacia los obstáculos, las barreras y las distracciones
que encontramos en nuestro camino. Basándonos en esto podemos asegurar que,
cuando las personas saben que disponen de un método para enfrentarse a
cualquier situación, se relajan. Y cuando están relajadas, todo les sale mejor,
hacen más cosas, con menos esfuerzo y descubren toda clase de efectos
secundarios maravillosos que mejoran los resultados de su esfuerzo y la calidad
de su vida.
Si uno de tus propósitos para este año a nivel profesional es
la de: Gestionar de forma efectiva mí
tiempo, estas 5 fases te ayudarán a controlar todos tus asuntos y saber cómo
priorizarlos:
1. RECOPILAR: Se basa en recopilar todo lo que
merece atención en bandejas de entrada, buzones de correo electrónico, blocs de
notas, mensajes de voz, etc. para sacarlos de tu memoria a corto plazo. Después
procesa y organiza el material para vaciarlos regularmente.
2. PROCESAR: Toma
decisiones sobre los ítems que has guardado, y si no da pie a ninguna posible
acción, déjalo para un examen posterior, archívalo o tíralo. Si da pie a una
acción, decide cuál será y hazla (si requiere menos de dos minutos) delégala (y
ponla en lista de espera) o posponla (y ponla en una carpeta de acciones
pendientes)
3. ORGANIZAR:
Agrupa tus inputs en categorías identificables y revisables, como por ejemplo: Proyectos, que te has comprometido a
terminar. Calendario, acciones que
deben ocurrir en un día o momento específico. Próximas acciones, para hacerse lo antes posible. En espera, que son proyectos y acciones
que deben hacer otros, pero de los que eres responsable.
Añade una lista de objetivos y valores a más largo plazo que
influyen en ti. Si es necesario añade otras listas de control que puedan
resultar útiles según tus necesidades.
Mantén un sistema de archivo de
referencia general para la información y los materiales que no van asociados a
ninguna acción o para aplazar (listas: “algún día”, “tal vez” agendas, ideas
inspiradoras)
4. REVISAR: Revisa todas las listas a diario,
otra semanal para purgar, actualizar y mantener tu sistema. Y revisa tu lista
de metas, valores y visiones a más largo plazo tan a menudo como sea necesario
para mantener tu lista de proyectos completa y actualizada.
5. ACTUAR: Toma decisiones sobre tus acciones
en base a lo que puedas hacer, al tiempo, a la energía de que dispones y tus
prioridades. Mantener la flexibilidad con el sistema para realizar cambios y
modificaciones. Asegúrate de tener unos
objetivos claros a años vista: uno, tres, cinco y diez años. Crea una
carpeta o lista con todas tus metas y revisa y revalúa tus compromisos en todos
los niveles de tu vida y trabajo, para modificar el rumbo si fuera preciso
hasta conseguir tus metas.
Cuando empieces a trabajar estas cinco fases básicas para una
Gestión de tiempo eficaz, verás los
cambios positivos que se producen en tu gestión de tiempo y productividad, a
partir de ahí, decide si seguir mejorando o perdiendo el tiempo con cosas no
importantes que obstaculizan tu trabajo.
Si has decidido que esto es sólo el principio y que quieres
ser Una persona Eficaz con su tiempo, te ofrecemos nuestra
ayuda (personalizada a los objetivos del cliente) para que lo consigas de forma
más rápida y “eficaz”.
Artículo basado en el libro: “Sé más eficaz” (52 claves para
mejorar tu productividad en la vida y en el trabajo) de David Allen
